1. Mục đích

Chính sách này cung cấp bức tranh tổng quan về các chính sách chống tham nhũng của Jotun và giải thích những yêu cầu cơ bản mà nhân viên Jotun phải tuân theo để tránh các hành vi tham nhũng trong suốt quá trình làm việc tại Jotun. Chính sách này chưa phải là tuyệt đối, có nghĩa là nó sẽ không bao hàm được tất cả các tình huống phi đạo đức mà Jotun nên hạn chế.

2. Vai trò và trách nhiệm

Mỗi đơn vị kinh doanh tại Jotun có trách nhiệm triển khai và thi hành các chính sách được xác định trong bộ chính sách này. Giám đốc phụ trách có trách nhiệm phổ biến chính sách trong toàn tổ chức, thúc đẩy văn hóa nhận thức và tuân thủ cũng như giám sát sự tuân thủ.

3. Định nghĩa

Chống tham nhũng

Luật tham nhũng có thể khác nhau tại các khu vực trên thế giới, song hầu hết đều chia sẻ định nghĩa chung cốt lõi về luật này. Với mục đích xây dựng chính sách chống tham nhũng của Jotun, hành vi tham nhũng sẽ bao gồm mọi nỗ lực trực tiếp hoặc gián tiếp, tức là thông qua trung gian, nhằm:

cho hoặc cung cấp cho người nào đó lợi thế không chính đáng dựa trên chức vụ, công việc được giao hoặc nhiệm vụ (hành vi tham nhũng chủ động), hoặc
yêu cầu, tiếp nhận hoặc chấp nhận một đề nghị đem lại lợi thế không chính đáng dựa trên chức vụ, công việc được giao hoặc nhiệm vụ (hành vi tham nhũng thụ động).

Lợi thế không chính đáng

Lợi thế không chính đáng là mọi lợi ích mà người nhận có được để đổi lại hành vi sử dụng không đúng chức vụ, nhiệm vụ hoặc công việc được giao.

Đây thường sẽ là lợi ích dưới dạng tiền mặt hoặc đồ vật có giá trị kinh tế, nhưng cũng có thể bao gồm các lợi ích không có giá trị kinh tế. Các lợi ích cá nhân liên quan đến chức vụ, nhiệm vụ hoặc công việc được giao của người nhận, chẳng hạn như sử dụng dịch vụ miễn phí hoặc giảm giá, lời mời đến các tổ chức hoặc câu lạc bộ tư nhân khác có thể dễ dàng được coi là hành vi không chính đáng.

Một số ví dụ rõ nét nhất về lợi thế không chính đáng là:

• Thanh toán để có được một hợp đồng.
• Nhận thanh toán (tiền mặt, quà tặng hoặc dịch vụ) mang tính cá nhân.
• Hối lộ hoặc “giao dịch dựa trên tầm ảnh hưởng”.

Hối lộ hay giao dịch dựa trên tầm ảnh hưởng là lời đề nghị (hoặc chấp nhận) lợi thế không chính đáng với một người có khả năng ảnh hưởng đến quyết định. Một lợi ích được xác định là khoản hối lộ khi một công ty hoặc cá nhân nhận được lợi ích có thể ảnh hưởng đến các quyết định quan trọng mà khi cạnh tranh tự do, họ sẽ không có được.

Theo định nghĩa, hối lộ là hành vi tham nhũng.

Khoản thanh toán bôi trơn

Khoản thanh toán bôi trơn là khoản thanh toán giúp đảm bảo quá trình triển khai các hành động thường lệ của chính phủ, thường do các quan chức cấp thấp hơn thực hiện. Theo định nghĩa, khoản thanh toán bôi trơn là hành vi tham nhũng.

Khoản thanh toán khu vực công và tư nhân

Hầu hết các cơ quan cấp quốc gia nghiêm cấm thực hiện các khoản thanh toán tham nhũng cho bất kỳ đối tượng nào, cả trong khu vực công và tư nhân. Bất kỳ hoạt động tham nhũng nào, dù hoạt động này liên quan đến chức vụ, công việc được giao hoặc nhiệm vụ trong khu vực công hoặc tư nhân, đều được liệt kê trong chính sách chống tham nhũng của Jotun.

Trách nhiệm đối với hành vi tham nhũng của đại lý và bên đại diện khác

Hành vi tham nhũng cũng có thể bao gồm các khoản thanh toán từ phía đại lý, công ty con, chi nhánh hoặc những bên khác thay mặt cho công ty mẹ hoặc là một phần của công ty mẹ.

4. Yêu cầu

Theo các giá trị và triết lý kinh doanh đã được thiết lập, Jotun cam kết mạnh mẽ trong việc duy trì các tiêu chuẩn cao về đạo đức và tính liêm chính trong kinh doanh, cũng như đảm bảo tuân thủ các điều luật và quy định hiện hành. Chính sách này giải thích cũng như xây dựng nội dung và ý nghĩa của các chính sách của Jotun liên quan đến chống tham nhũng và hối lộ.

Jotun nhận thấy mức độ cần thiết của việc xây dựng mối quan hệ với khách hàng, nhà cung cấp, cơ quan chức năng và những bên khác. Tuy nhiên, chúng tôi có trách nhiệm chung để thiết lập mối quan hệ với các bên theo nguyên tắc và quy tắc hiện hành của Jotun. Ngoài ra, chúng tôi có trách nhiệm chung trong việc truyền đạt thông tin này một cách rõ ràng, nếu có liên quan, để tránh hoạt động trong các phạm vi nằm ngoài khung hoạt động được chấp nhận.

Tham nhũng ngăn cản sự phát triển kinh tế, bóp méo ý nghĩa của cạnh tranh và làm suy yếu pháp quyền. Ngoài ra, luật pháp địa phương và quốc tế nghiêm cấm Jotun và đội ngũ nhân sự tham gia vào hành vi tham nhũng, chẳng hạn như hối lộ quan chức khu vực công và/hoặc tư nhân.

Mỗi một công ty Jotun đều có trách nhiệm tìm hiểu rõ về hậu quả khi tham gia vào hành động tham nhũng, cũng như hiểu rõ các điều luật và hướng dẫn chống tham nhũng cụ thể áp dụng cho hoạt động của công ty, bao gồm việc áp dụng các chính sách chống tham nhũng bổ sung khi cần thiết để đảm bảo tuân thủ các luật đó.

Jotun cam kết hoạt động tích cực để phòng chống tham nhũng và hối lộ. Tất cả nhân viên đều phải tuân thủ các giá trị và triết lý kinh doanh của Jotun. Chính sách này đóng vai trò là công cụ quan trọng trong nỗ lực chung của chúng tôi nhằm chống lại tình trạng tham nhũng.

4.1 Khung pháp lý

Hầu hết các quốc gia trên thế giới đều nghiêm cấm hành vi tham nhũng. Bộ luật hình sự Na Uy sở hữu một trong những bộ quy định nghiêm ngặt nhất thế giới áp dụng cho tất cả các công dân và công ty Na Uy. Như vậy, quy định này cũng áp dụng cho các công ty thuộc sở hữu của Na Uy, chẳng hạn như các công ty con của Jotun.

Điều quan trọng cần lưu ý là Bộ luật hình sự Na Uy và các bộ luật chống tham nhũng cấp quốc gia khác (chẳng hạn như Đạo luật chống tham nhũng tại nước ngoài của Hoa Kỳ và Đạo luật chống hối lộ của Anh Quốc) luôn được áp dụng bất kể hành vi tham nhũng được thực hiện tại đất nước nào, và bất kể hành vi tham nhũng có hợp pháp theo luật pháp quốc gia của đất nước đó hay không. Trên thực tế, các công dân và công ty theo chế độ pháp luật như vậy đều có thể bị truy tố vì các hành vi vi phạm tại bất kỳ khu vực nào trên thế giới.

Điều hết sức quan trọng là mỗi công ty Jotun phải thực hiện các bước thích hợp để phổ biến về các điều luật và hướng dẫn chống tham nhũng cụ thể áp dụng cho hoạt động của công ty.

4.2 Nguyên tắc chung

Jotun, các công ty con của Jotun, các công ty liên kết của Jotun và tất cả nhân viên của Jotun cam kếtchủ động tham gia phòng chống tham nhũng và hối lộ.
Jotun sẽ hành động một cách cởi mở, có đạo đức và hợp pháp trong mối quan hệ với các khách hàng, nhà cung cấp và công chức tiềm năng hoặc hiện có.

Jotun luôn thực hiện các nghĩa vụ hợp đồng theo điều khoản của hợp đồng liên quan, trừ trường hợp các nội dung thay đổi được giám đốc phụ trách thích hợp chấp thuận và ghi nhận hợp lệ bằng văn bản trong hồ sơ lưu trữ của công ty.
Các khoản thanh toán bằng tiền mặt hoặc tương tự, hoặc các khoản thanh toán cho người nhận hoặc số tài khoản chưa được xác nhận sẽ không được chấp nhận.

Tất cả các hoạt động bán hàng và tiếp thị, chi trả chi phí cho bên thứ ba, các khoản thanh toán và thực hiện hợp đồng thay mặt cho Jotun sẽ được thực hiện công khai và minh bạch trong nội bộ và với các đối tác của Jotun.

Tất cả các chi phí phải được phê duyệt theo quy trình thủ tục tiêu chuẩn của công ty, được ghi chép và lưu trữ theo các tiêu chuẩn kế toán thích hợp.
Trong mọi trường hợp, nhân viên Jotun không được phép nhận tiền mặt hoặc bất kỳ lợi ích không chính đáng nào từ nhà cung cấp, đối tác kinh doanh hoặc các công chức, bao gồm chương trình giảm giá cá nhân, tiền đút lót, chiết khấu không giấy tờ, v.v.

4.3 Ghi nhận chính xác nghiệp vụ kế toán

Jotun đòi hỏi sự minh bạch trong tất cả các hoạt động. Do đó, tất cả các đơn vị của Jotun phải đảm bảo đăng ký và cung cấp chính xác các tài liệu cần thiết cho mọi giao dịch, tuân theo các nguyên tắc kế toán của nước sở tại và quốc tế.

Luật chống tham nhũng yêu cầu Jotun thực hiện kiểm soát kế toán nội bộ hiệu quả, đồng thời duy trì sổ sách và các hồ sơ phản ánh chính xác các giao dịch của công ty.

Tất cả các đơn vị trong tập đoàn phải tính toán chính xác mức thu nhập và chi tiêu, cũng như phải đảm bảo không có sự sai lệch về các khoản thanh toán trong sổ sách công ty.

4.4 Công chức

Cần lưu ý đặc biệt trong mối quan hệ với các công chức, đặc biệt là trong những tình huống mà người tiếp nhận tại thời điểm đó ở một vị trí cụ thể có thể đưa ra quyết định hoặc hành động có lợi cho Jotun.

Rõ ràng, việc hối lộ một quan chức để có được dịch vụ, hợp đồng, sự phê duyệt hoặc giấy chứng nhận là hành vi tham nhũng. Các hành vi tương tự có thể xảy ra trong những tình huống như:

• Thanh toán chi phí du lịch hoặc giải trí bất hợp pháp hoặc không chính đáng cho quan chức hoặc thành viên gia đình họ.
• Đồng ý mua hàng hóa hoặc dịch vụ từ quan chức hoặc bạn bè hoặc người thân họ để đổi lại sự giúp đỡ.
• Đóng góp cho một tổ chức từ thiện liên quan đến một quan chức với kỳ vọng có được lợi ích từ họ.

4.5 Chi phí du lịch và giải trí

Jotun chấp nhận các khoản thanh toán chi phí hợp lý cho các buổi hội thảo, du lịch, bữa ăn, chỗ ở và giải trí cho khách hàng tiềm năng hoặc khách hàng hiện tại nếu chúng liên quan trực tiếp đến việc quảng bá, ra mắt, đào tạo, v.v về sản phẩm hoặc dịch vụ của Jotun hoặc chính Jotun.

Trường hợp Jotun chấp nhận chi trả chi phí cho người tham gia, các khoản thanh toán:

• Phải liên quan trực tiếp đến hoạt động tiếp thị, phát triển kinh doanh hoặc chi phí thực hiện hợp đồng.
• Phải được tiến hành công khai và minh bạch.
• Sẽ không được đáp ứng, hoặc có vẻ như được đáp ứng, nhằm thỏa mãn kỳ vọng hoặc nhận được sự hoàn trả bất kỳ lợi ích nào.
• Phải là số tiền hợp lý và phù hợp với hoàn cảnh;
  phải được xác minh thông qua các chứng từ phù hợp ghi nhận chi phí thực tế.
• Không được phép thanh toán chi phí đi lại, ăn uống, chỗ ở hoặc giải trí cho các thành viên trong gia đình hoặc bạn bè của các quan chức chính phủ.

Mọi lời mời cá nhân tham gia vào các sự kiện hoặc hoạt động do Jotun thanh toán toàn bộ hoặc một phần sẽ được gửi đến giám đốc phụ trách liên quan.

Nhân viên Jotun có thể chấp nhận chi trả các chi phí hợp lý từ nhà cung cấp hoặc những bên khác miễn là chúng phù hợp với các nguyên tắc được nêu trong phần này, và chỉ khi có sự chấp thuận trước của cấp quản lý trực tiếp.

Jotun không chấp nhận mọi lời mời kinh doanh hoặc dàn xếp liên quan đến hành vi mua bán dâm.

4.6 Quà tặng

Trao đổi quà tặng với khách hàng, nhà cung cấp và đối tác kinh doanh là một thông lệ trong hoạt động kinh doanh quốc tế và hoàn toàn hợp pháp, miễn là quà tặng nằm trong giới hạn được công nhận là “theo thông lệ”.

Trong bất kỳ trường hợp nào, Jotun không được cung cấp hoặc chấp nhận quà tặng bằng tiền mặt. Thông thường, quà tặng khác ngoài tiền mặt được coi là theo thông lệ nếu chúng:

• Có giá trị kinh tế tối thiểu (100 USD).
• Có logo công ty.
• Cho thấy tính phù hợp với hoàn cảnh ở quốc gia có liên quan.

Jotun không chấp nhận quà tặng trong bối cảnh có lý do để nghi ngờ rằng người nhận sẽ giấu những món quà hoặc lợi ích đó trước cấp trên của họ, ví dụ như quà tặng phải được gửi đến địa chỉ làm việc của người nhận, tức là địa chỉ văn phòng công ty hoặc tổ chức công cộng.

Jotun không chấp nhận hoặc cung cấp quà tặng để đổi lấy bất kỳ lợi ích nào.

4.7 Khoản thanh toán bôi trơn

Theo quy định của luật chống tham nhũng hiện hành, Jotun có chính sách chung chống lại các khoản thanh toán bôi trơn.

Trong một số tình huống giống như tống tiền, khoản tiền này có thể cần thiết và được xem là chính đáng nhằm tránh thiệt hại đáng kể đến giá trị hoặc lợi ích kinh doanh hợp pháp của Jotun.

Cần phân biệt rõ ràng giữa khoản thanh toán bôi trơn với các tình huống tống tiền thật sự, ví dụ như mối đe dọa trực tiếp của một hành vi trái pháp luật, gây tổn hại tài sản của Jotun.

Hơn nữa, các khoản thanh toán cần thiết để đảm bảo sức khỏe hoặc an toàn cá nhân nói chung được coi như hành động cần thiết có tính hợp pháp.

4.8 Quan hệ với Đối tác, Đại lý, Nhà phân phối, Tư vấn viên và các Đại diện khác

Các đơn vị của Jotun sẽ làm việc cẩn trọng và thực hiện các bước thích hợp để đảm bảo các đại lý, nhà phân phối, tư vấn viên và các đại diện khác của Jotun tuân thủ các tiêu chuẩn chống tham nhũng của công ty.

4.9 Đối tác kinh doanh của Jotun

Mỗi đơn vị của Jotun sẽ thực hiện các bước hợp lý để đảm bảo các đối tác kinh doanh của Jotun, bao gồm nhà cung cấp, khách hàng và đối tác liên doanh không tham gia vào các hành vi tham nhũng hoặc các hoạt động bất hợp pháp hoặc phi đạo đức khác trong hoạt động kinh doanh có liên đới tới Jotun.

Mức độ quan tâm sẽ khác nhau tùy thuộc vào tình huống cụ thể, nhưng sẽ luôn bao gồm các bước sau:

• Tiến hành thẩm định chuyên sâu về tính liêm chính của các đại lý/đại diện tiềm năng trước khi tiến hành giao kết, nghĩa là xem xét liệu đây có phải một công ty có mục đích kinh doanh thực sự với các dịch vụ cung cấp có liên quan hay không.
• Chính thức hóa giao kết bằng hợp đồng văn bản, bao gồm thông tin mô tả rõ ràng quá trình thực hiện công việc và các điều khoản, cũng như khả năng từ bỏ nghĩa vụ hợp đồng trong trường hợp xảy ra tham nhũng hoặc hối lộ.
• Đảm bảo tính hợp lý của khoản thanh toán cho các dịch vụ được cung cấp liên quan đến các dịch vụ sẽ được thực hiện.
• Các phương thức thanh toán phải minh bạch và phù hợp với luật hiện hành và các tiêu chuẩn kinh doanh tốt.
• Jotun nhìn chung không chấp nhận các khoản thanh toán bằng tiền mặt, trường hợp phải thanh toán bằng tiền mặt thì cần có chứng từ phù hợp để chứng minh.
• Cần xử lý một cách thận trọng mọi khoản thanh toán cho các tài khoản nước ngoài và phải tiến hành xác minh thỏa đáng để đảm bảo rằng Jotun không tham gia vào hành vi rửa tiền, trốn thuế, tham nhũng, gian lận hoặc các hoạt động kinh doanh bất hợp pháp khác.

4.10 Đóng góp chính trị

Những đóng góp chính trị, chẳng hạn như đóng góp cho chiến dịch chính trị hoặc nỗ lực gây quỹ của các công chức nhằm hỗ trợ khả năng tranh cử, có thể được xem là hành vi giao dịch dựa trên tầm ảnh hưởng và trái với triết lý kinh doanh của Jotun.

4.11 Hậu quả của việc không tuân thủ

Việc không tuân thủ các luật chống tham nhũng hiện hành có thể đem đến các hậu quả tiềm ẩn đáng kể:

• Tham nhũng làm biến tướng cạnh tranh tự do và làm suy yếu pháp quyền.
• Những vụ việc tham nhũng bị phơi bày gây hình ảnh tiêu cực, có thể ảnh hưởng nghiêm trọng tới danh tiếng và mối quan hệ kinh doanh của một công ty.
• Quyết định điều tra của các cơ quan chức năng do nghi ngờ có vi phạm chống tham nhũng có thể gây tổn hại nghiêm trọng đến danh tiếng và lợi ích kinh doanh của bên liên quan và làm phát sinh chi phí đáng kể.
• Các cá nhân có liên quan tới hoạt động tham nhũng có thể phải chịu trách nhiệm hình sự, bao gồm phạt tiền, tù giam, thậm chí là trừng phạt thân thể ở một số khu vực pháp lý nhất định. Thông thường, cấp trên của các cá nhân đó cũng sẽ phải chịu trách nhiệm hình sự nếu người đó biết hoặc lẽ ra cần phải biết về hành vi tham nhũng.
• Cả công ty sở tại và trụ sở chính của Jotun đều có thể bị truy tố và xử phạt. Đây chính là trách nhiệm pháp lý của doanh nghiệp.
• Các công ty có thể phải nộp phạt hàng chục triệu USD tương ứng mức tiền phạt, hình phạt và các chi phí tuân thủ do chính quyền yêu cầu do các cáo buộc tham nhũng.
• Các công ty có thể bị cấm kinh doanh ở một số quốc gia hoặc ngành công nghiệp nhất định, bị cấm làm việc với một số chính phủ hoặc không được tham gia đấu thầu công khai.
• Các công ty có thể phải chịu trách nhiệm đối với các yêu cầu đòi bồi thường của bên thứ ba chịu thiệt hại do hoạt động tham nhũng, chẳng hạn như các đối thủ cạnh tranh bị suy giảm hoạt động kinh doanh.
• Các cá nhân có nguy cơ bị truy tố hình sự, đuổi việc hoặc chịu các hình thức kỷ luật khác.

4.12 Hướng dẫn chống tham nhũng và tố giác hành vi sai phạm

Khuyến khích tất cả nhân viên tham gia thảo luận cởi mở, có tính xây dựng và không quan liêu, về các thái độ và hành động có trách nhiệm. Cần có những nhà quản lý giàu kỹ năng và những nhân sự can đảm để thúc đẩy một môi trường văn hóa nơi mọi người dám cất lên tiếng nói về các chủ đề nhạy cảm.

Theo nguyên tắc chung, các khiếu nại phải được báo cáo cho bên chịu trách nhiệm phù hợp, hay chính là quản lý trực tiếp. Nếu điều này là không phù hợp hoặc chưa đủ do tính chất của khiếu nại, thông tin có thể được gửi tới Phòng nhân sự, Tổng giám đốc/Giám đốc điều hành, hoặc tới: Kênh tiếp nhận tố giác của Jotun.

Jotun có trách nhiệm quan tâm thỏa đáng tới người tố giác, tức là đảm bảo người này sẽ không phải chịu bất cứ hình phạt nào, dù là trực tiếp hay gián tiếp. Mặt khác, bất cứ ai tham gia tố giác nhưng không có lý do chính đáng, hoặc có mục đích làm phương hại tới một cá nhân hoặc tổ chức, sẽ phải chịu các hình thức kỷ luật.

Trong quá trình làm việc hàng ngày, nhân sự nên xin ý kiến chỉ đạo cũng như tư vấn về vấn đề chống tham nhũng từ quản lý trực tiếp của mình. Nhân sự cũng có thể liên hệ với bộ phận pháp lý, bộ phận Kiểm toán nội bộ hoặc Tuân thủ của Tập đoàn tại Jotun A/S nếu có bất kỳ thắc mắc nào về chính sách này hoặc luật chống tham nhũng theo số điện thoại: + 47 33 45 70 00.